Trang chủ › Tin tức sự kiện › Các mẫu thông báo chuyển văn phòng chuyên nghiệp, mới nhất

Các mẫu thông báo chuyển văn phòng chuyên nghiệp, mới nhất

MỤC LỤC

Việc chuyển đổi địa điểm văn phòng là một sự kiện quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Ngoài những thay đổi về mặt địa lý, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục pháp lý và thông báo cần thiết tới các bên liên quan. Bài viết hôm nay, Taxi Tải Biên Hòa sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ về quy trình cập nhật văn phòng làm việc mới để giúp bạn hiểu rõ hơn.

Tại sao doanh nghiệp cần thông báo khi chuyển văn phòng?

Thứ nhất, lý do pháp lý, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo địa điểm kinh doanh mới với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày chuyển địa điểm.

Thứ hai, việc thông báo sớm cho khách hàng và nhân viên về địa chỉ mới giúp họ chủ động trong việc liên hệ, giao dịch. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của doanh nghiệp với các bên liên quan.

Thứ ba, chuyển văn phòng có thể khiến công việc bị gián đoạn tạm thời. Để giảm thiểu ảnh hưởng, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ di chuyển đồ đạc, sắp xếp, bố trí văn phòng mới một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc diễn ra liên tục.

Cuối cùng, thông báo chuyển địa điểm đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối về mặt pháp lý mà còn thể hiện hình ảnh một công ty minh bạch và có trách nhiệm trong kinh doanh.

Ai nên nhận thông báo khi chuyển địa điểm văn phòng?

Khi chuyển văn phòng, công ty cần lưu ý thông báo tới các nhóm đối tượng chính sau:

Khách hàng, đối tác: Đây là những người đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Việc thông báo sớm sẽ tránh gây ra sự bất tiện trong việc liên hệ, giao dịch. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp trong cách hành xử.
Nhân viên công ty: Tất cả nhân viên của công ty cần được thông tin rõ ràng về thời điểm và địa chỉ làm việc mới. Điều này giúp họ chủ động sắp xếp lịch trình, phương tiện di chuyển phù hợp, từ đó đảm bảo công việc không bị xáo trộn.
Cơ quan nhà nước: Khi thực hiện chuyển trụ sở, doanh nghiệp cần thông báo và tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết với các cơ quan có thẩm quyền như Phòng Đăng ký kinh doanh, Cục Thuế, Bảo hiểm xã hội… Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối không đáng có.

Các điểm cần lưu ý khi công bố thay đổi địa chỉ trụ sở chính?

Về mặt pháp lý: Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải là địa chỉ thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Và được xác định cụ thể theo các thông tin gồm số nhà, hẻm, ngõ đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thành phố.

Về chế tài xử phạt: Nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 1-5 triệu đồng tùy theo mức độ chậm trễ:

Nếu quá hạn từ 1-30 ngày: Phạt từ 1-2 triệu đồng.
Nếu quá hạn từ 31-90 ngày: Phạt từ 2-3 triệu đồng.
Nếu quá hạn trên 90 ngày: Phạt từ 3-5 triệu đồng.

Về nộp hồ sơ: Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi qua 2 bước:

Cách 1: Nộp hồ sơ điện tử (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Cách 2: Nộp hồ sơ bằng bản giấy (bản cứng) trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính mới sau khi hồ sơ điện tử được chấp nhận.

Quy trình cập nhật địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Quy trình cập nhật địa chỉ trụ sở chính sẽ khác nhau tùy theo phạm vi thay đổi:

Trường hợp chuyển địa điểm trong phạm vi cùng quận, huyện: Doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký với Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đã đăng ký trụ sở cũ.
Trường hợp chuyển sang quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố khác: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại nơi cũ và đăng ký thành lập mới tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến.

Ngoài ra, công ty cũng cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở mới.

Chuyển văn phòng đại diện, chi nhánh kinh doanh có cần thông báo chính quyền không?

Khi công ty chuyển trụ sở phụ (văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh) mà không phải là trụ sở chính, vẫn cần thực hiện một số thủ tục pháp lý và thông báo với cơ quan chức năng liên quan. Cụ thể:

Thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh:

Thủ tục: Khi thay đổi địa chỉ của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã đăng ký trụ sở phụ.
Hồ sơ: Bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ liên quan, chẳng hạn như hợp đồng thuê văn phòng mới.
Thời gian: Hồ sơ phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi địa chỉ.

Thông báo với cơ quan thuế:

Thủ tục: Tương tự như trụ sở chính, khi thay đổi địa chỉ trụ sở phụ, công ty cần thông báo với cơ quan thuế quản lý chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Hồ sơ: Bao gồm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST) và các giấy tờ chứng minh liên quan đến địa chỉ mới.

Thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu có lao động):

Nếu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có đăng ký lao động và tham gia bảo hiểm xã hội, cần thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội về việc thay đổi địa chỉ để điều chỉnh thông tin.

Thông tin cần có trong thông báo chuyển văn phòng

Một thông báo chuyển văn phòng đầy đủ và chuyên nghiệp cần bao gồm những nội dung chính sau:

Tiêu ngữ, quốc ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty (theo quy định một số trường hợp có thể không cần tiêu ngữ, quốc ngữ).
Địa điểm làm việc mới (địa chỉ cụ thể, rõ ràng) kèm theo thời gian bắt đầu hoạt động.
Các kênh thông tin liên hệ cập nhật như số điện thoại, email, website, mã số thuế…
Lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng tới khách hàng, đối tác và toàn thể nhân viên.
Lý do dẫn đến việc chuyển văn phòng, nếu cần thiết (không bắt buộc).

Ngoài ra, các lưu ý quan trọng khi triển khai thông báo:

Tone & Manner: Thông điệp cần được truyền tải một cách lịch sự, thân thiện nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Ngôn ngữ sử dụng: Cần viết đơn giản, súc tích để đối tượng đọc dễ nắm bắt thông tin.
Về mặt hình thức: Nếu thông báo được gửi qua email hoặc đăng tải trên website, cần chú trọng thiết kế một cách bắt mắt, đẹp về mỹ thuật để thu hút người đọc.

Kênh truyền thông phù hợp để triển khai thông báo chuyển văn phòng

Để đảm bảo thông điệp chuyển văn phòng đến được với nhiều người, công ty nên kết hợp sử dụng linh hoạt các kênh truyền thông như:

Website chính thức: Đăng tải thông báo địa điểm làm việc mới trên trang chủ, kèm theo banner có thiết kế bắt mắt để thu hút sự chú ý.
Gửi email thông báo: Soạn nội dung thông báo và gửi đến từng địa chỉ email của các khách hàng, đối tác quan trọng.
Thư tay/văn bản: Gửi kèm thông báo địa chỉ mới trong các hợp đồng, văn kiện giao dịch để đối tác nắm được thông tin.
Điện thoại: Gọi điện trực tiếp để thông báo cho những khách hàng thân thiết, đối tác lớn, thể hiện sự chu đáo.
Banner, áp phích: Treo thông báo chuyển địa điểm tại trụ sở cũ trước thời điểm chuyển để khách hàng và đối tác tiện theo dõi.
Mạng xã hội: Cập nhật thông tin địa chỉ mới lên các trang Fanpage, Instagram, Zalo… của công ty để nhóm đối tượng khách hàng trẻ dễ nắm bắt.

Mẫu thông báo chuyển văn phòng thông dụng

Phương pháp thông báo chuyển văn phòng hiệu quả

Cách thức trình bày nội dung thông báo cũng cần phù hợp với tính chất, hình ảnh thương hiệu của công ty:

Đối với các công ty hướng đến phong cách làm việc chuyên nghiệp, trang trọng như lĩnh vực may mặc, xây dựng, tài chính – kế toán, marketing…: Nên sử dụng thông báo dưới hình thức công văn với thiết kế trang nhã, kèm theo con dấu đỏ của công ty để thể hiện sự chỉn chu.
Đối với các công ty hướng đến hình ảnh trẻ trung, năng động và thân thiện như trung tâm ngoại ngữ, đào tạo kỹ năng, cửa hàng bán lẻ, team sáng tạo/ thiết kế…: Có thể sử dụng thông báo thiết kế dưới dạng mẫu banner bắt mắt, sử dụng ngôn từ gần gũi, thân thiện để tạo cảm giác dễ chịu cho người đọc.

Mẫu thông báo chuyển văn phòng trang trọng

Mẫu 1:
CÔNG TY TNHH ABC

Số: …../TB-VPGD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————–

Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2025

THÔNG BÁO

V/v: Thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc

Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác và tập thể nhân viên

Lời đầu tiên, Công ty TNHH ABC xin gửi tới Quý khách hàng, đối tác cùng toàn thể nhân viên lời chào trân trọng và lời cảm ơn chân thành nhất vì đã tin tưởng, đồng hành và hỗ trợ công ty trong suốt thời gian qua.

Do nhu cầu mở rộng và phát triển, chúng tôi xin trân trọng thông báo về việc thay đổi địa điểm văn phòng cụ thể như sau:

Địa chỉ văn phòng cũ:
Địa chỉ văn phòng mới:

Kể từ ngày… , mọi giao dịch, liên hệ công việc, thư tín trao đổi với công ty, vui lòng gửi về địa chỉ mới nêu trên. Các thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, email, website của công ty vẫn giữ nguyên như cũ.

Thông báo này của chúng tôi sẽ thay cho công văn và thư gửi tới quý đối tác cũng như các khách hàng. Mọi hoạt động của công ty vẫn sẽ tiếp tục và không có sự thay đổi. Một lần nữa, công ty TNHH ABC xin chân thành cảm ơn và mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ, hợp tác từ Quý vị.

Trân trọng./.

Mẫu 2:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PQR

——-

Số: …../TB-VPGD

V/v: Chuyển đổi văn phòng làm việc, giao dịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————–

Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2025

THÔNG BÁO

Thay đổi địa điểm văn phòng làm việc và giao dịch của

Công ty…

Kính gửi: Quý khách hàng và đối tác

Trước tiên, công ty… xin gửi tới Quý khách hàng cùng đối tác lời chào trân trọng nhất!

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý vị đã luôn tin tưởng, ủng hộ và hợp tác với PQR trong suốt thời gian vừa qua.

Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, chúng tôi trân trọng thông báo về việc thay đổi địa điểm làm việc và giao dịch của Công ty… kể từ ngày… tháng… năm… , cụ thể như sau:

Địa chỉ văn phòng cũ:
Địa chỉ văn phòng mới:

Chúng tôi rất mong tiếp tục nhận được sự tin cậy, ủng hộ và hợp tác của Quý khách hàng và đối tác.

Một lần nữa, Công ty…. xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới sự đồng hành của Quý vị trong thời gian qua!

CÔNG TY

GIÁM ĐỐC

(đã ký)

Nơi nhận:

– Toàn thể nhân viên công ty;

– Quý khách hàng và đối tác;

– Phòng Marketing-PR;

– Lưu VP.

Mẫu thông báo chuyển văn phòng không có mộc đỏ

Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng trẻ trung

Mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc cho nhân viên

Mẫu 1: Thông báo ngắn gọn, súc tích

[Logo công ty]

THÔNG BÁO

Chuyển địa chỉ văn phòng làm việc

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Công ty [Tên công ty] xin thông báo sẽ chuyển địa chỉ văn phòng làm việc đến địa chỉ mới:

Địa chỉ mới: [Địa chỉ mới chi tiết]
Ngày bắt đầu làm việc tại văn phòng mới: [Ngày]

Mọi thông tin liên hệ mới sẽ được cập nhật trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng thông báo.

[Tên người đại diện] [Chức danh] [Ngày]

Mẫu 2: Thông báo chi tiết, kèm theo bản đồ

[Logo công ty]

THÔNG BÁO QUAN TRỌNG

VỀ VIỆC CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG

Thưa quý nhân viên,

Công ty [Tên công ty] trân trọng thông báo quyết định chuyển địa điểm văn phòng làm việc đến một không gian mới hiện đại và rộng rãi hơn, nhằm phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thông tin chi tiết:

Địa chỉ mới: [Địa chỉ mới chi tiết]
Ngày bắt đầu làm việc tại văn phòng mới: [Ngày]
Bản đồ chỉ đường: [Đính kèm]

[Nội dung bổ sung: Lý do chuyển văn phòng, tiện ích tại văn phòng mới,…]

Để thuận tiện cho việc di chuyển, chúng tôi đã chuẩn bị bản đồ chỉ đường đến văn phòng mới. Quý nhân viên vui lòng lưu ý thông tin này để sắp xếp công việc và di chuyển đúng lịch.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của toàn thể nhân viên.

[Tên người đại diện] [Chức danh] [Ngày]

Mẫu 3: Thông báo qua email (kèm theo hình ảnh văn phòng mới)

[Chủ đề email] Thông báo quan trọng: Chuyển văn phòng làm việc mới

Kính gửi quý nhân viên,

Chúng ta sắp có một ngôi nhà mới rồi! Công ty [Tên công ty] rất vui mừng thông báo sẽ chính thức chuyển đến văn phòng mới tại [Địa chỉ mới].

[Hình ảnh văn phòng mới]

Với không gian làm việc hiện đại và đầy đủ tiện nghi, chúng tôi tin rằng sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và năng động hơn.

Một số thông tin quan trọng: