Những khó khăn khi chuyển văn phòng thường gặp là gì? Hiểu rõ để lập kế hoạch hiệu quả, chuẩn bị kỹ lưỡng, giúp quá trình di dời diễn ra suôn sẻ.
Chuyển văn phòng là bước ngoặt quan trọng nhằm tối ưu không gian, tiết kiệm chi phí hoặc mở rộng quy mô. Quá trình này đi kèm nhiều thách thức. Nhận diện trước khó khăn sẽ giúp bạn lên kế hoạch và di dời thành công.
Những khó khăn khi chuyển văn phòng là gì?
Khó khăn trong quá trình lên kế hoạch
- Dự đoán thời gian hoàn thành từng giai đoạn như tìm văn phòng mới, đàm phán hợp đồng chuyển văn phòng, đóng gói và vận chuyển là thách thức lớn.
- Lên danh sách những việc cần làm trước khi chuyển văn phòng và những điều kiêng kỵ cần tránh khi chuyển văn phòng.
- Cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như nhân sự, hành chính, IT, kế toán. Thiếu thống nhất dễ gây đình trệ, gián đoạn hoạt động.
- Đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ mà không ảnh hưởng đến các dự án đang triển khai.
Khó khăn khi tìm văn phòng mới
- Tìm vị trí thuận tiện cho nhân viên, gần khách hàng và đối tác không dễ. Vị trí xa trung tâm, khó tiếp cận sẽ gây bất tiện.
- Giá thuê văn phòng ở khu vực đắc địa thường cao. Cần cân đối ngân sách và nhu cầu để tìm nơi phù hợp.
- Văn phòng mới cần đầy đủ cơ sở vật chất như điện, nước, internet, máy lạnh, nhà vệ sinh.
- Quá trình thuê đòi hỏi nhiều giấy tờ pháp lý như đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê, bản vẽ thiết kế…
- Chủ thuê và bên cho thuê dễ bất đồng trong các điều khoản như giá cả, thời hạn, tiền đặt cọc.
Khó khăn về quản lý tài sản
- Đảm bảo an toàn cho thiết bị công nghệ như máy tính, máy in… Đóng gói, vận chuyển sai cách dễ gây hư hỏng.
- Tháo lắp, vận chuyển nội thất cồng kềnh như bàn ghế, tủ hồ sơ cần nhiều công sức, nhân lực.
- Nếu không sắp xếp, đánh dấu hợp lý, tài liệu dễ thất lạc, ảnh hưởng đến hoạt động công ty.
- Cần chú ý bảo quản các tài sản giá trị như tiền mặt, séc, hóa đơn, bằng sáng chế…
Tháo lắp, vận chuyển các vật dụng đòi hỏi nhiều công sức và nhân lực
Khó khăn về kỹ thuật
- Di chuyển hệ thống IT như máy chủ, mạng nội bộ, tổng đài điện thoại đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp. Họ cần tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt nhanh chóng, chính xác để tránh mất dữ liệu, gián đoạn mạng.
- Doanh nghiệp phải đảm bảo văn phòng mới có sẵn hệ thống điện, cáp mạng, wifi để lắp đặt thiết bị IT thuận lợi.
- Cần tính toán vị trí các phòng ban, bàn làm việc hợp lý, tạo kết nối và tối ưu diện tích.
Khó khăn tìm đơn vị chuyển văn phòng
- Có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, nhưng không phải đơn vị nào cũng đáng tin cậy. Chọn sai có thể gây mất mát, hư hỏng tài sản, chậm tiến độ, chi phí phát sinh.
- Mỗi đơn vị có gói dịch vụ, mức giá, chính sách khác nhau. Việc so sánh, đánh giá dịch vụ phù hợp với ngân sách và nhu cầu đòi hỏi thời gian, công sức.
- Sau khi chọn đơn vị, công ty phải đàm phán, ký hợp đồng dịch vụ, quy định rõ trách nhiệm, công việc, giá cả, thời gian và chính sách bồi thường khi xảy ra sự cố.
- Quản lý, giám sát quá trình chuyển văn phòng cần sự để tâm của bộ phận hành chính để tránh hư hỏng do bốc xếp thiếu cẩn thận.
Mặc dù thị trường có nhiều công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng nhưng không phải tất cả đều chuyên nghiệp, uy tín
Khó khăn về nhân sự
- Văn phòng mới đồng nghĩa với thay đổi thói quen, môi trường làm việc. Nhân viên có thể khó thích nghi hoặc vị trí ngồi mới gây bất tiện cho hợp tác nhóm.
- Quá trình chuyển văn phòng kéo dài, gây xáo trộn, giảm động lực làm việc.
- Nếu văn phòng mới xa trung tâm hoặc khu dân cư, một số nhân viên có thể nghỉ việc, ảnh hưởng đến hiệu quả công ty trong ngắn hạn.
Khó khăn về chi phí
- Chi phí phát sinh ngoài dự tính như sửa chữa, nâng cấp hạ tầng văn phòng mới, bảo hiểm tài sản…
- Để tiết kiệm, nhiều công ty tự đóng gói, bốc xếp, vận chuyển, dễ gây hư hỏng tài sản, mất mát tài liệu, ảnh hưởng sức khỏe nhân viên.
- Cân bằng giữa chi phí và chất lượng dịch vụ là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp.
Với những khó khăn nêu trên, việc lên kế hoạch kỹ càng và chuẩn bị chu đáo là cần thiết khi chuyển văn phòng. Các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm kiếm địa điểm và đối tác tin cậy như Taxi Tải Biên Hòa giúp giải quyết bài toán khó khăn trên.
