Chuyển văn phòng mới cần làm những gì? Tổng hợp những việc cần làm, cách lên kế hoạch giúp doanh nghiệp chủ động, đảm bảo ít ảnh hưởng nhất đến công việc.
Chuyển văn phòng là việc làm trọng đại và cần phải lên kế hoạch thật chi tiết để không ảnh hưởng nhiều đến công việc. Do đó, kế hoạch di chuyển văn phòng cụ thể là rất quan trọng. Chuyển văn phòng mới cần làm những gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn thật chi tiết và đầy đủ, giúp tối ưu hiệu quả chuyển đổi cũng như giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển nơi làm việc.
Các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng
- Chuẩn bị: Tìm văn phòng phù hợp với quy mô công ty, thuận tiện cho nhân viên. Thông báo việc chuyển văn phòng đến nhân viên, khách hàng, đối tác.
- Thành lập nhóm phụ trách: Tạo nhóm dự án với nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, đặt thời hạn hoàn thành.
- Xác định ngân sách: Chi phí chuyển văn phòng bao gồm thuê văn phòng, vận chuyển, sửa chữa, in ấn thông báo. Cần lập ngân sách cụ thể để tránh lãng phí và không vượt quá dự trù.
Danh sách công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng
Trước khi chuyển văn phòng, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc để giúp việc di chuyển diễn ra thuận lợi. Cụ thể:
Chọn ngày chuyển: Chọn thời gian ít ảnh hưởng đến kinh doanh (cuối tuần, ngoài giờ). Thông báo nhân viên để họ chuẩn bị. Chọn ngày tốt, hợp tuổi chủ doanh nghiệp để đảm bảo phong thủy.
Tìm và thuê văn phòng mới:
- Xác định diện tích, vị trí, giá thuê, môi trường xung quanh, cơ sở hạ tầng (điện nước, vệ sinh, bãi đậu xe, internet).
- Vị trí văn phòng cần giao thông thuận tiện, dễ tiếp cận khách hàng và đối tác.
Tìm kiếm và thuê văn phòng mới phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
Kiểm tra hợp đồng thuê:
- Điều kiện sửa chữa (bên nào chịu trách nhiệm, chi phí).
- Thời gian thuê, giá thuê, đặt cọc, ngày thanh toán.
- Điều khoản pháp lý về trả mặt bằng, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên.
- Cân nhắc thời gian thuê văn phòng (ngắn hạn hoặc dài hạn) để tránh việc phải trả mặt bằng khi doanh nghiệp vừa ổn định.
Kiểm kê tài sản ở văn phòng hiện tại
- Kiểm tra, phân loại và lập danh sách tài sản ở văn phòng cũ để tránh thiếu sót khi đóng gói, vận chuyển.
- Quyết định mang theo những đồ cần thiết và thanh lý đồ không còn dùng.
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng tại văn phòng mới
- Kiểm tra cơ sở vật chất như điện, nước, điều hòa, khu vệ sinh… Đảm bảo đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, sửa chữa nếu cần.
- Cài đặt internet và hệ thống mạng để có thể làm việc ngay sau khi chuyển.
- Đặt mua nội thất bổ sung, ưu tiên mẫu phù hợp với thiết kế văn phòng và văn hóa công ty.
- Đảm bảo an ninh: Kiểm tra cửa ra vào, cửa sổ, lối thoát hiểm, cài đặt hệ thống giám sát.
Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Tiêu chí chọn đơn vị uy tín:
- Địa chỉ rõ ràng, hợp đồng minh bạch, nhiều kinh nghiệm, có đủ phương tiện và nhân sự.
- So sánh giá cả và dịch vụ đi kèm giữa các đơn vị.
- Lập hợp đồng với công ty chuyển văn phòng, ghi rõ ngày giờ, công việc, thanh toán và cam kết bồi thường nếu hư hỏng đồ đạc.
Chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chuyên nghiệp
Đóng gói, vận chuyển và quản lý quá trình di chuyển
Công ty chuyển văn phòng sẽ đóng gói đồ đạc, nhưng doanh nghiệp có thể tự đóng gói đồ quan trọng và tài liệu mật:
- Phân công nhân viên kiểm soát quá trình vận chuyển để tránh thất lạc. Nếu giao toàn bộ cho công ty vận chuyển, cần có người giám sát.
- Dán giấy niêm phong, ghi ký hiệu lên thùng đồ để dễ tìm kiếm và sắp xếp sau này.
Thông báo chuyển văn phòng đến địa điểm mới
- Gửi email thông báo địa chỉ văn phòng mới, thời gian chuyển, thời gian liên hệ.
- Cập nhật địa chỉ, số điện thoại mới trên website công ty.
- Thông báo trên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, TikTok.
Thông báo chuyển văn phòng đến đối tác, khách hàng
Bàn giao mặt bằng cũ
- Dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ.
- Sửa chữa, khôi phục lại nguyên trạng (nếu có) theo hợp đồng thuê.
- Lập biên bản bàn giao với chủ nhà.
- Hoàn tất các khoản thanh toán còn nợ.
Các công việc sau khi chuyển tới văn phòng mới
Hoàn tất các công việc ở văn phòng cũ, những lưu ý khi chuyển công việc trong văn phòng mới là gì? Sẽ có cả một danh sách dài các công việc cần thực hiện, cụ thể như sau:
Kiểm tra lại đồ đạc
- Kiểm tra tình trạng nội thất, máy tính, máy in… sau vận chuyển, xem có hư hỏng hay thất lạc không.
- Kiểm tra tài liệu, giấy tờ, sổ sách xem đã đủ số lượng và có hư hỏng gì không
Bố trí lại văn phòng
- Phân chia không gian cho các bộ phận, đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ, tiện dụng.
- Mang đồ nội thất, thiết bị, tài liệu đến các phòng ban.
- Cài đặt thiết bị (máy tính, máy in), kết nối mạng, kiểm tra hoạt động, hướng dẫn nhân viên sử dụng.
- Sắp xếp các không gian chung như phòng họp, phòng nghỉ, nhà ăn.
Bố trí văn phòng mới đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả nhất
Hỗ trợ nhân viên thích nghi với văn phòng mới
- Tạo điều kiện để nhân viên làm quen với môi trường, hướng dẫn sử dụng các khu vực chức năng.
- Trang trí văn phòng mới cho từng phòng ban, tổ chức khai trương.
- Sắp xếp giờ làm việc phù hợp, hỗ trợ xe đưa đón nếu cần.
Xử lý các vấn đề tồn đọng sau chuyển văn phòng
- Hoàn thiện cơ sở vật chất để nhân viên làm việc, nghỉ ngơi hiệu quả.
- Điều chỉnh không gian làm việc dựa trên phản hồi từ nhân viên và các phòng ban.
